Основним способом узаконити переклад офіційних документів, є нотаріальне засвідчення перекладу даного документа. Завдяки цій процедурі, нотаріально завірені переклади можна надавати в різні організації. Ця процедура вкрай важлива в тому випадку, якщо документи видані в іншій країні.
Можна навести самий звичайний приклад: для працевлаштування іноземного громадянина в Україні потрібно обов’язково надати в службу зайнятості посвідчений переклад паспорта нотаріусом, а також перекладений та засвідчений диплом. В даному випадку, нотаріус може завірити переклад тільки в присутності дипломованого перекладача. При цьому необхідно засвідчення справжності підпису перекладача. Адже нотаріус не несе відповідальності за неправильний переклад такого документа. Від перекладача потрібен достовірний переклад, нотаріус же засвідчує справжність його підпису під документом (перекладом).
Засвідчені переклади різних документів можуть знадобитися в найрізноманітніших ситуаціях, в тому числі і компаніям, які постійно працюють з іноземними організаціями, або ж мають свої філії за кордоном, і навпаки. У таких випадках, йде постійний обмін документами, які в окремих випадках повинні бути перекладені і завірені нотаріально. Такі ситуації в черговий раз доводять необхідність засвідчення справжності підпису перекладача, який працює з різними документами. Адже, як уже згадувалося вище, за правильність перекладу несе відповідальність не нотаріус, а перекладач. Крім різних згаданих компаній та організацій, засвідчені переклади документів можуть знадобитися і звичайним громадянам, які приїхали з іншої країни, при влаштуванні на роботу або ж при зарахування іноземців в університет або інститут. У таких ситуаціях, їм як мінімум знадобиться посвідчений переклад паспорта. Отже, без втручання дипломованого і кваліфікованого перекладача і нотаріуса ніяк не обійтися.